Excel-Dashboards erstellen: Von null auf professionell in 60 Minuten

Lesezeit: 12 Minuten | Kategorie: Excel & Automatisierung

Ein professionelles Excel-Dashboard verwandelt rohe Daten in Erkenntnisse auf einen Blick. Statt hunderte Zeilen durchzuscrollen, sehen Sie die wichtigsten KPIs sofort visuell aufbereitet. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie in nur 60 Minuten ein interaktives, professionelles Dashboard erstellen – ohne VBA, ohne Power BI.

Was macht ein gutes Dashboard aus?

Ein Dashboard ist kein Report mit allen Details. Es ist eine visuelle Zusammenfassung der wichtigsten Kennzahlen, die schnelle Entscheidungen ermöglicht.

Die 5 Grundprinzipien guter Dashboards

1. Fokus auf KPIs: Maximal 5-8 Kernmetriken – nicht alles was messbar ist, ist wichtig
2. Auf einen Blick erfassbar: Keine Scrollbalken, alles sichtbar auf einem Bildschirm
3. Visuell klar: Ampelsystem (Rot/Gelb/Grün) für Status, Trends mit Pfeilen
4. Interaktiv: Filter (Slicer) ermöglichen Drill-Down nach Region, Zeit, Produkt
5. Aktuell: Daten automatisch aktualisierbar (Power Query oder Pivot-Refresh)

Planung: Zielgruppe und Metriken definieren

Bevor Sie Excel öffnen: Wer nutzt das Dashboard und welche Fragen soll es beantworten?

Beispiel: Sales-Dashboard für Geschäftsführung

Zielgruppe: Geschäftsführer (keine Zeit für Details)
Kernfragen:

• Wie hoch ist der Umsatz aktuell vs. Vorjahr?
• Welche Regionen performen gut/schlecht?
• Wird das Quartalsziel erreicht?
• Welche Top 5 Produkte laufen am besten?

Daraus abgeleitete KPIs:

• Gesamtumsatz (aktuell, Vorjahr, % Wachstum)
• Umsatz nach Region (Balkendiagramm)
• Zielerreichung (Gauge-Chart oder Progress Bar)
• Top 5 Produkte (Tabelle mit Ranking)
• Umsatztrend (Liniendiagramm über 12 Monate)

Datenstruktur aufbauen (strukturierte Tabellen)

Ein Dashboard ist nur so gut wie seine Datengrundlage. Verwenden Sie strukturierte Tabellen (Excel-Tabellen).

Rohdaten in Tabelle umwandeln

1. Markieren Sie Ihre Daten (mit Überschriften!)
2. Drücken Sie Strg + T oder Einfügen → Tabelle
3. Excel erstellt eine formatierte Tabelle mit Filter-Pfeilen

Best Practices für Datenstruktur

• Jede Spalte hat eine aussagekräftige Überschrift
• Keine leeren Zeilen oder Spalten
• Keine zusammengefügten Zellen (macht Pivot unmöglich!)
• Datumsformat einheitlich (TT.MM.JJJJ)
• Zahlen ohne Tausendertrennzeichen in Rohdaten
• Eine Zeile = ein Datensatz (lang-Format, nicht breit)

Pivot-Tabellen als Grundlage

Pivot-Tabellen sind das Herzstück jedes Excel-Dashboards. Sie aggregieren Daten automatisch und sind super-performant.

Erste Pivot-Tabelle erstellen

1. Klicken Sie in Ihre Tabelle
2. Einfügen → PivotTable
3. Wählen Sie "Neues Arbeitsblatt" → OK
4. Ziehen Sie Felder in die Bereiche:
   • Zeilen: Region, Produkt, Monat
   • Werte: Summe von Umsatz
   • Filter: Jahr (für Slicer später)

Pivot-Tabelle formatieren

• Rechtsklick auf Werte → Wertfeldeinstellungen
• Zahlenformat: Währung, 2 Dezimalstellen
• Berechnete Felder: PivotTable-Analyse → Felder, Elemente und Gruppen → Berechnetes Feld

Visualisierungen: Welches Diagramm für welche Daten?

Die Wahl des richtigen Diagrammtyps ist entscheidend für Verständlichkeit.

Diagramm aus Pivot-Tabelle erstellen

1. Klicken Sie in Ihre Pivot-Tabelle
2. PivotTable-Analyse → PivotChart
3. Wählen Sie Diagrammtyp (z.B. Säulendiagramm)
4. Formatieren: Diagrammtitel, Achsenbeschriftungen, Farben anpassen

Interaktivität: Slicer und Timeline

Slicer sind visuelle Filter, die Ihr Dashboard interaktiv machen – der Nutzer kann per Klick zwischen Regionen, Jahren oder Produkten wechseln.

Slicer hinzufügen

1. Klicken Sie in Ihre Pivot-Tabelle
2. PivotTable-Analyse → Datenschnitt einfügen
3. Wählen Sie Felder (z.B. "Region", "Jahr", "Produktkategorie")
4. Slicer erscheinen als anklickbare Buttons

Slicer mit mehreren Pivot-Tabellen verbinden

Das ist der Game-Changer: Ein Slicer steuert alle Pivot-Tabellen gleichzeitig!

1. Rechtsklick auf Slicer → Berichtsverbindungen
2. Haken bei allen Pivot-Tabellen setzen, die Sie steuern wollen
3. Jetzt filtert der Slicer alle verbundenen Pivots + Diagramme gleichzeitig!

Timeline für Datumsfilter

Bei Datumsfeldern verwenden Sie Zeitachse statt Slicer:

1. PivotTable-Analyse → Zeitachse einfügen
2. Wählen Sie Ihr Datumsfeld
3. Timeline zeigt Monate/Quartale/Jahre zum Anklicken

Bedingte Formatierung für Ampelsysteme

Zeigen Sie auf einen Blick, was gut (grün), kritisch (gelb) oder schlecht (rot) läuft.

Ampeln für KPI-Tabelle

1. Markieren Sie Ihre KPI-Werte (z.B. Zielerreichung in %)
2. Start → Bedingte Formatierung → Symbolsätze → Ampel (3 Ampeln)
3. Excel zeigt automatisch Rot (<67%), Gelb (67-100%), Grün (>100%)

Erweitert: Eigene Regeln definieren

Start → Bedingte Formatierung → Neue Regel

• Wählen: "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden"
• Formel: =A2<0.8*B2 (wenn Ist < 80% von Soll → Rot)
• Format: Rote Hintergrundfarbe

Dashboard-Layout professionell gestalten

Jetzt kommt alles zusammen: KPIs, Diagramme, Slicer in einem Dashboard-Sheet.

Layout-Tipps

1. Neues Arbeitsblatt "Dashboard" erstellen
2. Raster ausblenden: Ansicht → Gitternetzlinien (Haken entfernen)
3. Hintergrundfarbe: Alles markieren → Hellgrau (#F5F5F5)
4. KPI-Boxen oben: Wichtigste Zahlen prominent platzieren
5. Diagramme darunter: 2-3 Diagramme nebeneinander
6. Slicer rechts oder oben: Gut sichtbar und zugänglich

KPI-Kacheln erstellen

Für große Zahlen (z.B. "Umsatz: 1,2 Mio €"):

1. Einfügen → Formen → Rechteck
2. Farbverlauf: Blau/Lila (sieht professionell aus)
3. Textfeld darüber: Schriftgröße 48pt, weiß, fett
4. Verlinken mit Pivot-Wert: =PivotTabelle!B5

Performance-Optimierung für große Datenmengen

Dashboards mit 100.000+ Zeilen können langsam werden. So optimieren Sie:

Tipps für schnellere Dashboards

• Power Query statt Formeln: Datenaufbereitung in Power Query, nicht mit SVERWEIS
• Pivot-Cache nutzen: Mehrere Pivots aus gleicher Datenquelle teilen sich den Cache
• Berechnete Felder in Pivot: Statt zusätzliche Spalten in Rohdaten
• Datenmodell verwenden: Für Daten >100.000 Zeilen (Power Pivot)
• Diagramme minimieren: Maximal 5-6 Diagramme pro Dashboard
• Automatische Berechnung deaktivieren: Bei sehr großen Dateien: Formeln → Berechnungsoptionen → Manuell

60-Minuten-Checkliste: Ihr Dashboard in einer Stunde

0-10 Min: Planung & KPI-Definition
10-20 Min: Daten als strukturierte Tabelle aufbereiten
20-35 Min: 3-4 Pivot-Tabellen erstellen
35-50 Min: Diagramme + Slicer hinzufügen
50-60 Min: Dashboard-Layout gestalten + Testen

Fazit: Daten zum Leben erwecken

Ein professionelles Excel-Dashboard:

• ✅ Zeigt die wichtigsten KPIs auf einen Blick
• ✅ Ist interaktiv dank Slicern und Timelines
• ✅ Basiert auf Pivot-Tabellen für automatische Aktualisierung
• ✅ Nutzt visuelle Klarheit statt Datenflut
• ✅ Ermöglicht schnelle Entscheidungen ohne Analyse-Paralysis

In 60 Minuten verwandeln Sie Rohdaten in ein Management-Dashboard – und sparen künftig Stunden bei der Berichterstattung!

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