Startseite › Blog › Excel & Automatisierung

Pivot-Tabellen Masterclass: 10 Tricks die Sie nicht kannten

Lesezeit: 8 Minuten | Kategorie: Excel & Automatisierung

Sie kennen Pivot-Tabellen? Dann kennen Sie wahrscheinlich 20% ihrer Möglichkeiten. In dieser Masterclass zeigen wir Ihnen 10 fortgeschrittene Techniken, die Ihre Datenanalyse auf ein neues Level heben. Von berechneten Feldern über automatische VBA-Updates bis hin zu Pivot-Cache-Optimierung.

Trick 1: Berechnete Felder erstellen

1 Problem: Sie möchten Gewinnmarge berechnen, aber die Spalte existiert nicht in Ihren Rohdaten.

Lösung: Berechnetes Feld!

Berechnete Felder sind Formeln innerhalb der Pivot-Tabelle – keine neue Spalte in Rohdaten nötig.

So geht's:

  1. Klicken Sie in Ihre Pivot-Tabelle
  2. PivotTable-Analyse → Felder, Elemente und Gruppen → Berechnetes Feld
  3. Name eingeben (z.B. "Gewinnmarge")
  4. Formel eingeben: = (Umsatz - Kosten) / Umsatz
  5. OK → Neues Feld erscheint in der Feldliste!
Beispiel-Formel:
= (Umsatz - Kosten) / Umsatz * 100

Ergebnis: Gewinnmarge in %
Vorteil: Berechnete Felder aktualisieren sich automatisch! Ändert sich der Umsatz, wird die Marge neu berechnet – ohne Formel in Rohdaten.

Trick 2: Gruppierung nach Datum (Monate, Quartale)

2 Problem: Sie haben tägliche Daten, möchten aber monatliche oder quartalsweise Auswertung.

Lösung: Automatische Datumsgruppierung!

Datum nach Monaten gruppieren:

  1. Ziehen Sie Ihr Datumsfeld in "Zeilen"
  2. Rechtsklick auf ein Datum → Gruppieren
  3. Wählen Sie: Monate (und optional Jahre)
  4. OK → Pivot zeigt jetzt Monate statt einzelne Tage!

Nach Quartalen gruppieren:

Gleicher Prozess, aber wählen Sie Quartale + Jahre

Verfügbare Gruppierungen:
✓ Sekunden, Minuten, Stunden
✓ Tage, Monate, Quartale, Jahre
✓ Benutzerdefinierte Intervalle (z.B. alle 7 Tage)
Profi-Trick: Gruppieren Sie nach Monaten UND Jahren gleichzeitig – dann können Sie Januar 2024 vs. Januar 2025 vergleichen!

Trick 3: Top 10 Filter (oder Top 5, Top 20)

3 Problem: Sie haben 500 Produkte, möchten aber nur die Top 10 nach Umsatz sehen.

Lösung: Wertfilter!

Top 10 Produkte anzeigen:

  1. Dropdown-Pfeil bei "Produkt" → Wertfilter → Erste 10
  2. Wählen Sie: Erste 10 Elemente nach "Summe von Umsatz"
  3. OK → Nur noch Top 10 sichtbar!

Flexibel anpassen:

Kombination: Top 10 Produkte PLUS Rest als "Sonstige" zusammenfassen – perfekt für Pareto-Analysen (80/20-Regel)!

Trick 4: % vom Gesamtergebnis anzeigen

4 Problem: Sie sehen Umsatz nach Region, möchten aber wissen: "Wie viel % macht jede Region aus?"

Lösung: Wertfeldeinstellungen!

Prozentuale Anteile berechnen:

  1. Rechtsklick auf Wert-Spalte (z.B. "Summe von Umsatz")
  2. Wertfeldeinstellungen
  3. Tab: "Werte anzeigen als"
  4. Wählen: "% des Gesamtergebnisses"
  5. OK → Statt 1.000.000 € sehen Sie jetzt 25%!

Weitere nützliche Optionen:

Beispiel-Ausgabe:
Region Nord: 30% (vorher: 450.000 €)
Region Süd: 45% (vorher: 675.000 €)
Region West: 25% (vorher: 375.000 €)
Gesamt: 100%

Trick 5: Datenschnitte (Slicer) für Interaktivität

5 Problem: Sie möchten schnell zwischen Regionen oder Jahren wechseln – Filter-Dropdowns sind umständlich.

Lösung: Slicer (Datenschnitte)!

Slicer sind visuelle Filter mit Buttons – perfekt für Dashboards und Präsentationen.

Slicer hinzufügen:

  1. PivotTable-Analyse → Datenschnitt einfügen
  2. Wählen Sie Felder (z.B. Region, Jahr, Produktkategorie)
  3. Klicken Sie auf Buttons → Pivot filtert sofort!

Slicer mit mehreren Pivot-Tabellen verbinden:

  1. Rechtsklick auf Slicer → Berichtsverbindungen
  2. Haken bei allen Pivot-Tabellen setzen
  3. Ein Slicer steuert jetzt alle Pivots gleichzeitig!
Design-Tipp: Slicer-Tools → Formatvorlagen → Wählen Sie Farben passend zu Ihrem Dashboard (z.B. Firmenfarben).

Trick 6: Pivot-Charts (Diagramme aus Pivot-Tabellen)

6 Problem: Sie erstellen manuell Diagramme aus Pivot-Daten – bei jedem Refresh müssen Sie das Diagramm neu anpassen.

Lösung: PivotCharts!

PivotCharts sind Diagramme, die automatisch mit der Pivot-Tabelle aktualisiert werden – inkl. Slicer-Filter!

PivotChart erstellen:

  1. Klicken Sie in Ihre Pivot-Tabelle
  2. PivotTable-Analyse → PivotChart
  3. Wählen Sie Diagrammtyp (z.B. Säulendiagramm)
  4. Fertig! Diagramm aktualisiert sich automatisch
Bonus: PivotCharts haben eigene Filter-Buttons direkt im Diagramm – perfekt für Präsentationen!

Trick 7: Mehrere Pivot-Tabellen synchronisieren

7 Problem: Sie haben 5 Pivot-Tabellen, müssen aber jeden Filter 5x einstellen.

Lösung: Geteilter Pivot-Cache + Slicer-Verbindungen!

Pivot-Tabellen verbinden:

  1. Erstellen Sie erste Pivot-Tabelle
  2. Für zweite Pivot: NICHT "Einfügen → PivotTable"
  3. Stattdessen: Erste Pivot kopieren (Strg+C) → In neues Sheet einfügen
  4. Feldliste neu anordnen → Jetzt teilen sich beide den gleichen Cache!
  5. Slicer hinzufügen → Mit beiden Pivots verbinden (siehe Trick 5)
Vorteil: Ein Slicer-Klick aktualisiert alle verbundenen Pivots + Charts gleichzeitig!

Trick 8: Pivot-Cache verstehen und optimieren

8 Problem: Ihre Excel-Datei ist riesig, obwohl die Rohdaten klein sind.

Ursache: Pivot-Cache!

Jede Pivot-Tabelle speichert eine Kopie der Daten im Cache – das kann mehrere MB verbrauchen.

Cache-Größe reduzieren:

  1. Verwenden Sie geteilten Cache (siehe Trick 7) – eine Kopie für alle Pivots statt jeweils eine
  2. Datei → Optionen → Erweitert → "Quelldaten mit Datei speichern" deaktivieren
  3. ⚠️ Nachteil: Pivot-Tabelle leer beim Öffnen – muss refresht werden

Cache manuell leeren:

Sub PivotCacheClear()
  Dim pt As PivotTable
  Set pt = ActiveSheet.PivotTables(1)
  pt.SaveData = False ' Cache nicht speichern
End Sub

Trick 9: Externe Datenquellen anbinden

9 Problem: Ihre Daten liegen in einer SQL-Datenbank oder Access – Sie kopieren manuell nach Excel.

Lösung: Direkte Datenquellenanbindung!

SQL-Datenbank als Pivot-Quelle:

  1. Daten → Daten abrufen → Aus Datenbank → SQL Server
  2. Server + Datenbank eingeben
  3. Tabelle wählen → Laden in... → PivotTable-Bericht
  4. Fertig! Pivot lädt Daten direkt aus SQL

Automatisches Refresh:

Rechtsklick auf Pivot → PivotTable-Optionen → Daten → ✅ "Daten beim Öffnen aktualisieren"

Power-Tipp: Kombinieren Sie externe Datenquellen mit Power Query – dann können Sie Transformationen vor dem Pivot durchführen!

Trick 10: VBA für automatische Pivot-Updates

10 Problem: Sie haben 20 Pivot-Tabellen und müssen alle manuell refreshen.

Lösung: VBA-Makro zum automatischen Refresh!

Code: Alle Pivots in Arbeitsmappe aktualisieren

Sub RefreshAllPivots()
  Dim ws As Worksheet
  Dim pt As PivotTable

  ' Bildschirm-Aktualisierung ausschalten (schneller)
  Application.ScreenUpdating = False

  ' Jedes Arbeitsblatt durchgehen
  For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
    ' Jede Pivot-Tabelle refreshen
    For Each pt In ws.PivotTables
      pt.RefreshTable
    Next pt
  Next ws

  Application.ScreenUpdating = True
  MsgBox "Alle Pivot-Tabellen aktualisiert!", vbInformation
End Sub

Automatisch beim Öffnen der Datei ausführen:

Private Sub Workbook_Open()
  Call RefreshAllPivots
End Sub

' In Modul "Diese Arbeitsmappe" einfügen
Zeitersparnis: Statt 5 Minuten manuelles Refreshen → 5 Sekunden automatisch!

Bonus: Häufige Pivot-Fehler vermeiden

Fazit: Pivot-Power entfesseln

Mit diesen 10 Tricks holen Sie 300% mehr aus Pivot-Tabellen heraus:

Pivot-Tabellen sind das mächtigste Analyse-Tool in Excel – nutzen Sie es voll aus!

Das könnte Sie auch interessieren:

Excel-Analyse anfragen