Outlook mit VBA steuern: E-Mails automatisch versenden

Lesezeit: 9 Min. | VBA-Programmierung

Mit VBA können Sie Outlook vollständig automatisieren: E-Mails versenden, Serienmails mit Excel-Daten, Posteingang auslesen, Termine erstellen. Dieser Guide zeigt alle wichtigen Techniken mit funktionierenden Code-Templates.

Outlook-Referenz einbinden

Wichtig: Zuerst Outlook-Bibliothek aktivieren!

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Extras → Verweise
Häkchen bei: Microsoft Outlook XX.0 Object Library
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E-Mail erstellen und senden

Einfache E-Mail versenden

Sub EmailVersenden()
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim mailItem As Outlook.MailItem

  Set mailItem = outlookApp.CreateItem(olMailItem)

  With mailItem
    .To = "[email protected]"
    .CC = "[email protected]"
    .Subject = "Automatische E-Mail aus Excel"
    .Body = "Hallo," & vbCrLf & vbCrLf & _
            "dies ist eine automatische E-Mail." & vbCrLf & vbCrLf & _
            "Grüße"
    .Send ' Oder .Display zum Anzeigen vor Versand
  End With

  MsgBox "E-Mail versendet!", vbInformation
End Sub

Tipp: Verwenden Sie .Display statt .Send zum Testen – E-Mail wird angezeigt, aber nicht versendet!

HTML-formatierte E-Mail

With mailItem
  .HTMLBody = "<h1>Überschrift</h1>" & _
              "<p>Dies ist <strong>fett</strong> formatiert.</p>" & _
              "<ul><li>Punkt 1</li><li>Punkt 2</li></ul>"
End With

Anhänge hinzufügen (PDF aus Excel)

Sub EmailMitAnhang()
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim mailItem As Outlook.MailItem
  Dim pdfPfad As String

  ' Excel als PDF exportieren
  pdfPfad = "C:\Temp\Bericht.pdf"
  ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=pdfPfad

  ' E-Mail mit Anhang
  Set mailItem = outlookApp.CreateItem(olMailItem)
  With mailItem
    .To = "[email protected]"
    .Subject = "Ihr Bericht"
    .Body = "Anbei der Bericht als PDF."
    .Attachments.Add pdfPfad
    .Send
  End With

  ' PDF löschen (optional)
  Kill pdfPfad
End Sub

Serienmail mit personalisierten Inhalten

Ziel: E-Mail an alle Kunden in Excel-Liste

Sub Serienmail()
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim mailItem As Outlook.MailItem
  Dim i As Long
  Dim lastRow As Long

  lastRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

  ' Spalte A = Name, Spalte B = E-Mail, Spalte C = Betrag
  For i = 2 To lastRow
    Set mailItem = outlookApp.CreateItem(olMailItem)

    With mailItem
      .To = Cells(i, 2).Value ' E-Mail aus Spalte B
      .Subject = "Rechnung für " & Cells(i, 1).Value
      .Body = "Sehr geehrte/r " & Cells(i, 1).Value & "," & vbCrLf & vbCrLf & _
                "Ihr Betrag: " & Format(Cells(i, 3).Value, "#,##0.00 €") & vbCrLf & vbCrLf & _
                "Mit freundlichen Grüßen"
      .Send
    End With

    ' Status in Excel
    Cells(i, 4).Value = "Versendet " & Now
  Next i

  MsgBox lastRow - 1 & " E-Mails versendet!", vbInformation
End Sub

E-Mails aus Posteingang auslesen

Sub PosteingangAuslesen()
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim ns As Outlook.Namespace
  Dim inbox As Outlook.Folder
  Dim item As Object
  Dim mailItem As Outlook.MailItem
  Dim i As Long

  Set ns = outlookApp.GetNamespace("MAPI")
  Set inbox = ns.GetDefaultFolder(olFolderInbox)

  i = 2 ' Startzeile in Excel
  For Each item In inbox.Items
    If TypeOf item Is Outlook.MailItem Then
      Set mailItem = item
      Cells(i, 1).Value = mailItem.Subject
      Cells(i, 2).Value = mailItem.SenderName
      Cells(i, 3).Value = mailItem.ReceivedTime
      i = i + 1
    End If
  Next item

  MsgBox "Posteingang ausgelesen!", vbInformation
End Sub

Termine erstellen

Sub TerminErstellen()
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim appointment As Outlook.AppointmentItem

  Set appointment = outlookApp.CreateItem(olAppointmentItem)

  With appointment
    .Subject = "Meeting mit Kunde"
    .Location = "Raum 203"
    .Start = DateSerial(2026, 1, 15) + TimeSerial(14, 0, 0) ' 15.01.2026 14:00
    .Duration = 60 ' Minuten
    .ReminderSet = True
    .ReminderMinutesBeforeStart = 15
    .Body = "Agenda: Projektplanung"
    .Save
  End With

  MsgBox "Termin erstellt!", vbInformation
End Sub

Sicherheitswarnung umgehen

Problem: Outlook zeigt Sicherheitswarnung bei automatischem Versand.

Lösungen:

1. Redemption Library (empfohlen)

Kostenlose Library, umgeht Sicherheitsprompt legal.

Download: redemption.dll

Dim safeMailItem As Redemption.SafeMailItem
Set safeMailItem = CreateObject("Redemption.SafeMailItem")
safeMailItem.Item = mailItem
safeMailItem.Send

2. Outlook Trust Center (für Entwickler)

Outlook → Datei → Optionen → Trust Center → Makroeinstellungen → "Warnung für digital signierte Makros deaktivieren"

Code-Template zum Download

Vollständiges Modul mit allen Funktionen:

' Modul: modOutlookAutomation
Option Explicit

Sub SendSimpleEmail(ToAddress As String, Subject As String, Body As String)
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim mailItem As Outlook.MailItem
  Set mailItem = outlookApp.CreateItem(olMailItem)
  With mailItem
    .To = ToAddress
    .Subject = Subject
    .Body = Body
    .Send
  End With
End Sub

Sub SendEmailWithAttachment(ToAddress As String, FilePath As String)
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim mailItem As Outlook.MailItem
  Set mailItem = outlookApp.CreateItem(olMailItem)
  With mailItem
    .To = ToAddress
    .Subject = "Dokument"
    .Body = "Anbei das Dokument."
    .Attachments.Add FilePath
    .Send
  End With
End Sub

Fazit

Outlook-Automation spart Stunden bei Routineaufgaben:

✅ Automatischer E-Mail-Versand
✅ Serienmails mit Excel-Daten
✅ PDF-Anhänge aus Excel
✅ Posteingang auslesen
✅ Termine automatisch erstellen

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