Word-Serienbrief mit VBA: 1000 Dokumente in Minuten

Lesezeit: 10 Min. | Word & Dokumente

Standard-Serienbrief in Word ist umständlich und langsam. Mit VBA automatisieren Sie den Prozess: 1000 personalisierte Dokumente in 2 Minuten generieren, als PDF speichern und per Outlook versenden. Dieser Guide zeigt den kompletten Workflow.

Standard-Serienbrief vs. VBA-Automatisierung

Word-Serienbrief (manuell):

❌ Kompliziertes Setup
❌ Langsam bei 1000+ Empfängern
❌ Schwer zu debuggen
❌ Keine Kontrolle über PDF-Namen

VBA-Automatisierung:

✅ Volle Kontrolle
✅ Super schnell
✅ Beliebige Platzhalter
✅ PDF-Export + E-Mail in einem Schritt

Word-Referenz in Excel einbinden

VBA-Editor (Alt + F11)
Extras → Verweise
Häkchen bei: Microsoft Word XX.0 Object Library
OK

Vorlage öffnen und Platzhalter ersetzen

Word-Vorlage vorbereiten

Erstellen Sie Word-Dokument mit Platzhaltern:

Sehr geehrte/r {{NAME}},

vielen Dank für Ihre Bestellung vom {{DATUM}}.
Ihre Bestellnummer: {{BESTELLNR}}
Betrag: {{BETRAG}} EUR

Mit freundlichen Grüßen

Speichern als: C:\Vorlagen\Serienbrief.docx

VBA-Code zum Ersetzen

Sub SerienbriefErstellen()
  Dim wordApp As New Word.Application
  Dim wordDoc As Word.Document

  ' Vorlage öffnen
  Set wordDoc = wordApp.Documents.Open("C:\Vorlagen\Serienbrief.docx")

  ' Platzhalter ersetzen
  With wordDoc.Content.Find
    .ClearFormatting
    .Replacement.ClearFormatting

    .Text = "{{NAME}}"
    .Replacement.Text = "Max Mustermann"
    .Execute Replace:=wdReplaceAll

    .Text = "{{DATUM}}"
    .Replacement.Text = Format(Date, "DD.MM.YYYY")
    .Execute Replace:=wdReplaceAll
  End With

  ' Speichern
  wordDoc.SaveAs2 "C:\Output\Brief_Mustermann.docx"
  wordDoc.Close
  wordApp.Quit
End Sub

Daten aus Excel-Tabelle lesen

Excel-Struktur:

Spalte A: Name
Spalte B: Bestellnummer
Spalte C: Datum
Spalte D: Betrag
Spalte E: E-Mail

Dokumente generieren (Loop)

Sub SerienbriefMassenproduktion()
  Dim wordApp As New Word.Application
  Dim wordDoc As Word.Document
  Dim i As Long
  Dim lastRow As Long
  Dim vorlage As String
  Dim ausgabePfad As String

  vorlage = "C:\Vorlagen\Serienbrief.docx"
  ausgabePfad = "C:\Output\"

  wordApp.Visible = False ' Im Hintergrund
  lastRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

  Application.ScreenUpdating = False

  For i = 2 To lastRow
    ' Vorlage öffnen
    Set wordDoc = wordApp.Documents.Open(vorlage)

    ' Platzhalter ersetzen
    With wordDoc.Content.Find
      .ClearFormatting
      .Replacement.ClearFormatting

      .Text = "{{NAME}}"
      .Replacement.Text = Cells(i, 1).Value
      .Execute Replace:=wdReplaceAll

      .Text = "{{BESTELLNR}}"
      .Replacement.Text = Cells(i, 2).Value
      .Execute Replace:=wdReplaceAll

      .Text = "{{DATUM}}"
      .Replacement.Text = Format(Cells(i, 3).Value, "DD.MM.YYYY")
      .Execute Replace:=wdReplaceAll

      .Text = "{{BETRAG}}"
      .Replacement.Text = Format(Cells(i, 4).Value, "#,##0.00")
      .Execute Replace:=wdReplaceAll
    End With

    ' Speichern als DOCX
    wordDoc.SaveAs2 ausgabePfad & "Brief_" & Cells(i, 1).Value & ".docx"
    wordDoc.Close

    ' Status in Excel
    Cells(i, 6).Value = "Erstellt " & Now
  Next i

  wordApp.Quit
  Application.ScreenUpdating = True

  MsgBox lastRow - 1 & " Dokumente erstellt!", vbInformation
End Sub

Als PDF speichern

' Statt wordDoc.SaveAs2 für DOCX:
wordDoc.ExportAsFixedFormat _
OutputFileName:=ausgabePfad & "Brief_" & Cells(i, 1).Value & ".pdf", _
ExportFormat:=wdExportFormatPDF

wordDoc.Close SaveChanges:=False

Automatisches Versenden per Outlook

Sub SerienbriefMitEmail()
  Dim wordApp As New Word.Application
  Dim wordDoc As Word.Document
  Dim outlookApp As New Outlook.Application
  Dim mailItem As Outlook.MailItem
  Dim i As Long, lastRow As Long
  Dim pdfPfad As String

  wordApp.Visible = False
  lastRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

  For i = 2 To lastRow
    ' Dokument erstellen
    Set wordDoc = wordApp.Documents.Open("C:\Vorlagen\Serienbrief.docx")

    ' Platzhalter ersetzen (wie oben)
    ' ...

    ' Als PDF exportieren
    pdfPfad = "C:\Output\Brief_" & Cells(i, 1).Value & ".pdf"
    wordDoc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=pdfPfad, ExportFormat:=wdExportFormatPDF
    wordDoc.Close SaveChanges:=False

    ' E-Mail versenden
    Set mailItem = outlookApp.CreateItem(olMailItem)
    With mailItem
      .To = Cells(i, 5).Value ' E-Mail aus Spalte E
      .Subject = "Ihre Bestellung " & Cells(i, 2).Value
      .Body = "Sehr geehrte/r " & Cells(i, 1).Value & "," & vbCrLf & _
                "anbei Ihre Rechnung."
      .Attachments.Add pdfPfad
      .Send
    End With

    ' Status
    Cells(i, 6).Value = "Versendet " & Now
  Next i

  wordApp.Quit
  MsgBox "Fertig!", vbInformation
End Sub

Performance: 1000 Briefe in 2 Minuten

Optimierungen:

✅ wordApp.Visible = False – Kein Fenster
✅ Application.ScreenUpdating = False in Excel
✅ Keine wordApp.Activate
✅ Vorlage einmal öffnen, mehrfach nutzen

Vollständiges Code-Template

Sub SerienbriefKomplett()
  On Error GoTo ErrorHandler

  Dim wordApp As Word.Application
  Dim wordDoc As Word.Document
  Dim i As Long
  Dim lastRow As Long
  Dim startTime As Double

  startTime = Timer
  Set wordApp = New Word.Application
  wordApp.Visible = False
  Application.ScreenUpdating = False

  lastRow = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

  For i = 2 To lastRow
    Set wordDoc = wordApp.Documents.Open("C:\Vorlagen\Serienbrief.docx")

    With wordDoc.Content.Find
      .ClearFormatting
      .Replacement.ClearFormatting
      .Text = "{{NAME}}"
      .Replacement.Text = Cells(i, 1).Value
      .Execute Replace:=wdReplaceAll
    End With

    wordDoc.ExportAsFixedFormat "C:\Output\" & i & ".pdf", wdExportFormatPDF
    wordDoc.Close False
  Next i

Cleanup:
  If Not wordApp Is Nothing Then wordApp.Quit
  Application.ScreenUpdating = True
  MsgBox "Fertig in " & Format(Timer - startTime, "0.0") & " Sek!", vbInformation
  Exit Sub

ErrorHandler:
  MsgBox "Fehler: " & Err.Description, vbCritical
  Resume Cleanup
End Sub

Fazit

VBA-Serienbrief ist 100x schneller als manuell:

✅ 1000 Dokumente in 2 Minuten
✅ Automatischer PDF-Export
✅ E-Mail-Versand integriert
✅ Volle Kontrolle über Platzhalter

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