ROI von Excel-Automatisierung berechnen
Lesezeit: 9 Min. | Best Practices
Excel-Automatisierung kostet Geld – spart aber deutlich mehr. Dieser Guide zeigt, wie Sie den ROI berechnen und den Business Case für Ihr Management aufbauen.
Was ist ROI?
Return on Investment = (Gewinn - Investition) / Investition × 100%
Beispiel:
- Investition: 5.000€ VBA-Entwicklung
- Zeitersparnis: 10h/Woche × 50 Wochen = 500h/Jahr
- Stundensatz: 50€ → Ersparnis 25.000€/Jahr
- ROI: (25.000 - 5.000) / 5.000 = 400%
Zeitersparnis quantifizieren
Schritt 1: Ist-Analyse
- Wie lange dauert der Prozess aktuell? (z.B. 2h)
- Wie oft wird er durchgeführt? (z.B. täglich)
- Von wie vielen Personen? (z.B. 3 Mitarbeiter)
Berechnung: 2h × 5 Tage × 3 Personen = 30h/Woche
Schritt 2: Soll-Analyse
- Wie lange dauert es mit Automatisierung? (z.B. 5min)
- Zeitersparnis pro Durchlauf: 2h - 5min = 115min
Fehlerkosten einrechnen
Manuelle Prozesse → Fehler:
- Copy-Paste-Fehler
- Veraltete Daten
- Falsche Formeln
Beispielrechnung:
- 1 Fehler pro Monat
- Korrektur dauert 4h
- Kosten: 4h × 50€ = 200€/Monat = 2.400€/Jahr
Investitionskosten
Externe Entwicklung:
- Einfaches Makro: 500-1.000€
- Mittlere Automatisierung: 2.000-5.000€
- Komplexes Tool: 10.000-30.000€
Interne Entwicklung:
- Arbeitszeit des Entwicklers
- Schulungskosten (VBA-Training)
- Testing & Bugfixes
Wartung (pro Jahr):
- 10-20% der Entwicklungskosten
- Bei 5.000€ Entwicklung → 500-1.000€/Jahr Wartung
ROI-Formel und Beispielrechnung
Beispiel: Monatlicher Reporting-Prozess
Ist-Situation:
- Dauer: 8h pro Monat
- Stundensatz: 50€
- Kosten: 8h × 50€ × 12 Monate = 4.800€/Jahr
- Fehlerrate: 1 Fehler/Quartal à 3h Korrektur = 600€/Jahr
- Gesamtkosten: 5.400€/Jahr
Mit Automatisierung:
- Entwicklungskosten: 3.000€ (einmalig)
- Dauer nach Automatisierung: 15min/Monat
- Kosten: 0.25h × 50€ × 12 = 150€/Jahr
- Fehler: 0 (automatisiert)
- Wartung: 300€/Jahr
- Laufende Kosten: 450€/Jahr
ROI-Berechnung:
- Ersparnis Jahr 1: 5.400€ - 450€ - 3.000€ = 1.950€
- ROI Jahr 1: 1.950€ / 3.000€ = 65%
- Ersparnis ab Jahr 2: 5.400€ - 450€ = 4.950€/Jahr
- ROI Jahr 2: 4.950€ / 3.000€ = 165%
- Amortisation: 7-8 Monate
Business Case Template
BUSINESS CASE: Automatisierung Monats-Reporting IST-SITUATION: - Manueller Prozess: 8h/Monat - Kosten: 4.800€/Jahr - Fehlerkosten: 600€/Jahr - GESAMT: 5.400€/Jahr INVESTITION: - Entwicklung: 3.000€ - Schulung: 500€ - GESAMT: 3.500€ ERWARTETE EINSPARUNG: - Zeitersparnis: 4.650€/Jahr - Fehlerreduktion: 600€/Jahr - GESAMT: 5.250€/Jahr ROI: - Jahr 1: 50% - Jahr 2: 150% - Amortisation: 8 Monate EMPFEHLUNG: Investition genehmigen
Praxis-Rechner (Excel-Download)
Downloadbares Excel-Template mit:
- ROI-Rechner
- Amortisationsberechnung
- 5-Jahres-Prognose
- Sensitivitätsanalyse
Argumentationshilfe für Management
Wichtige Punkte:
- ✅ Zahlen statt Gefühl: Konkrete Zeitersparnis
- ✅ Fehlerreduktion: Qualität verbessert sich
- ✅ Skalierbarkeit: Mitarbeiter können wachsen
- ✅ Schnelle Amortisation: Meist <12 Monate
- ✅ Langfristig: Jahre 2-5 = reiner Gewinn
Fazit
Excel-Automatisierung hat hervorragenden ROI:
- ✅ Typischer ROI: 200-500%
- ✅ Amortisation: 6-12 Monate
- ✅ Zusatznutzen: Fehlerreduktion, Qualität
- ✅ Einmalige Investition, Jahre Nutzen