Barrierefreie Word-Dokumente: Zugänglichkeit nach BITV 2.0

Veröffentlicht am 16. Mai 2026 · 7 Min. Lesezeit

Seit der Novellierung der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) sind öffentliche Stellen und zunehmend auch privatwirtschaftliche Unternehmen verpflichtet, digitale Dokumente barrierefrei bereitzustellen. Word-Dokumente, die als PDF exportiert oder direkt weitergegeben werden, müssen für Screenreader und assistive Technologien zugänglich sein.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die wichtigsten Maßnahmen, um Word-Dokumente BITV-2.0-konform zu erstellen.

Warum Barrierefreiheit in Dokumenten?

Barrierefreiheit betrifft nicht nur Webseiten. Auch Geschäftsberichte, Verträge, Handbücher und Formulare müssen zugänglich sein. Die Vorteile gehen über die gesetzliche Pflicht hinaus:

• Erweiterte Zielgruppe: Rund 10% der Bevölkerung haben eine Sehbehinderung oder motorische Einschränkung.
• Bessere Dokumentenstruktur: Barrierefreie Dokumente sind automatisch besser organisiert und leichter wartbar.
• Suchmaschinenoptimierung: Strukturierte Dokumente werden von Suchmaschinen besser indexiert.
• Rechtssicherheit: Vermeidung von Abmahnungen und Bußgeldern nach dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG).

1. Formatvorlagen statt manueller Formatierung

Der wichtigste Grundsatz: Verwenden Sie immer die integrierten Formatvorlagen von Word. Screenreader erkennen die semantische Bedeutung nur über Formatvorlagen, nicht über visuelles Erscheinungsbild.

Korrekte Überschriftenhierarchie

Titel            → Formatvorlage "Titel"
Hauptkapitel     → Formatvorlage "Überschrift 1"
Unterkapitel     → Formatvorlage "Überschrift 2"
Abschnitt        → Formatvorlage "Überschrift 3"
Fließtext        → Formatvorlage "Standard"
Aufzählung       → Formatvorlage "Listenpunkt"

FALSCH: Text markieren → Schriftgröße 18pt → Fett
RICHTIG: Text markieren → Formatvorlage "Überschrift 2" zuweisen

Regel: Überspringen Sie keine Ebenen. Nach "Überschrift 1" folgt "Überschrift 2", nicht "Überschrift 3".

2. Alternativtexte für Bilder und Grafiken

Jedes Bild benötigt einen Alternativtext, der den Inhalt oder Zweck beschreibt. Dekorative Bilder werden als solche gekennzeichnet.

Alternativtext hinzufügen

1. Rechtsklick auf das Bild → Alternativtext bearbeiten
2. Beschreiben Sie den Inhalt knapp und präzise (1-2 Sätze)
3. Für rein dekorative Bilder: Häkchen bei Als dekorativ markieren

Gute vs. schlechte Alternativtexte

3. Tabellen barrierefrei gestalten

Tabellen sind eine häufige Fehlerquelle. Beachten Sie diese Regeln:

• Kopfzeile definieren: Markieren Sie die erste Zeile als Kopfzeile (Tabellentools → Entwurf → Kopfzeile)
• Einfache Struktur: Vermeiden Sie verbundene Zellen, verschachtelte Tabellen und leere Zellen
• Keine Tabellen für Layout: Verwenden Sie Tabellen ausschließlich für tabellarische Daten
• Alternativtext: Geben Sie der Tabelle über Tabelleneigenschaften einen beschreibenden Alternativtext

4. Dokumenteigenschaften und Metadaten

Füllen Sie die Dokumenteigenschaften unter Datei → Informationen → Eigenschaften aus:

Titel:       Der tatsächliche Dokumenttitel (nicht der Dateiname)
Betreff:     Kurzbeschreibung des Inhalts
Verfasser:   Name der Organisation oder Abteilung
Sprache:     Deutsch (Deutschland) - unter Überprüfen → Sprache festlegen

Die Spracheinstellung ist besonders wichtig: Ein Screenreader liest ein als Englisch markiertes Dokument mit englischer Aussprache vor, auch wenn der Text auf Deutsch ist.

5. Links und Verweise korrekt setzen

Links müssen auch ohne Kontext verständlich sein:

FALSCH: Weitere Informationen finden Sie hier.
         (Linktext: "hier")

RICHTIG: Lesen Sie unseren Leitfaden zur Barrierefreiheit.
          (Linktext: "Leitfaden zur Barrierefreiheit")

FALSCH: https://www.beispiel.de/downloads/bericht-2025-final-v3.pdf
RICHTIG: Jahresbericht 2025 der Müller GmbH (PDF, 2,4 MB)

6. Farben und Kontraste

Informationen dürfen nicht ausschließlich über Farbe vermittelt werden. Zusätzlich gelten Mindestkontrastverhältnisse:

• Normaler Text: Kontrastverhältnis mindestens 4,5:1
• Großer Text (ab 18pt bzw. 14pt fett): Mindestens 3:1
• Hervorhebungen: Verwenden Sie zusätzlich Fettdruck, Unterstreichung oder Symbole

Nutzen Sie den Colour Contrast Analyser (kostenlos), um Kontrastwerte zu prüfen.

7. Barrierefreiheitsprüfung in Word

Word bietet eine integrierte Prüffunktion:

1. Öffnen Sie Überprüfen → Barrierefreiheit überprüfen
2. Word zeigt Fehler, Warnungen und Tipps an
3. Klicken Sie auf jeden Eintrag für Erklärungen und Lösungsvorschläge

Wichtig: Die Word-Prüfung deckt nicht alle BITV-2.0-Anforderungen ab. Für eine vollständige Konformitätsprüfung empfehlen wir zusätzlich den PAC 2024 (PDF Accessibility Checker) nach dem PDF-Export.

Checkliste: Barrierefreies Word-Dokument

Fazit

Barrierefreie Dokumente zu erstellen ist keine Frage des Aufwands, sondern der Methodik. Wer von Anfang an mit Formatvorlagen und strukturierten Inhalten arbeitet, spart sogar Zeit bei der späteren Bearbeitung. Wenn Sie bestehende Vorlagen überarbeiten oder barrierefreie Dokumentenvorlagen für Ihr Unternehmen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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